Семинар электронный документооборот. Корпоративное обучение при внедрении сэд

Любой проект по внедрению информационной системы, в т. ч. и СЭД, состоит из нескольких этапов. Это этапы проектирования, разработки, собственно внедрения, опытной и промышленной эксплуатации системы.

Но нельзя забывать о том, что после внедрения СЭД будущих пользователей необходимо обучить работе в системе. В данной статье будут рассмотрены основные методы организации обучения, примеры программ для различных групп сотрудников, вопросы их мотивации.

Подготовка к эффективному внедрению СЭД начинается заранее, еще на этапе проектирования системы, что существенно влияет на возврат инвестиций от всего проекта.

При этом немаловажным является процесс подготовки и организации обучения, который включает в себя комплектование групп, подготовку программы, выбор наиболее удобной формы проведения обучения и т. д. и в идеале должен осуществляться параллельно разработке СЭД.

А само обучение проводится непосредственно перед полноценным использованием СЭД в работе, поскольку полученные знания необходимо закреплять сразу после прохождения обучения, что позволит эффективно работать в СЭД не только делопроизводителям, но и всем сотрудникам компании.

Группы пользователей СЭД

Как правило, требования к будущим пользователям системы прописываются в техническом задании в разделе с описанием квалификации персонала, но зачастую эти требования весьма общие и не дают детального представления.

Не секрет, что с каждым годом квалификация и компетенции персонала, в т. ч. делопроизводителей и специалистов ИТ-подразделений компании, растут.

Те времена, когда компания просила внедрить СЭД, не имея представления о процессе и функционале системы, остались далеко позади. Сейчас многие делопроизводители имеют богатый опыт работы с различными СЭД и подходят к вопросу внедрения информационной системы профессионально.

В компетенции руководителей производственных подразделений обычно не входит глубокое знание документооборота и делопроизводства, т. к. они отвечают за основную производственную деятельность компании и СЭД для них является не основным, а вспомогательным инструментом.

Поэтому еще на этапе проектирования СЭД для разных групп пользователей разрабатываются различные интерфейсы по работе в системе.

Для делопроизводителей предусматривается расширенный функционал , а для руководителей подразделений и департаментов интерфейс проектируется в зависимости от их компетенций.

А интерфейс для руководителей компаний – отдельная тема, т. к. он требует особого подхода к настройке и разработке: для одних руководителей используется та же система, что и у делопроизводителей, но с другими настройками; для других – разрабатывается мобильное рабочее место с упрощенным интерфейсом для оперативной работы.

В этой связи программы обучения для разных пользователей также будут не одинаковыми .

Когда и кем осуществляется обучение

Обучение может осуществляться как собственными силами компании, так и с привлечением внешних консультантов, а также может использоваться смешанный подход. В любом случае, все работы курируются руководителем службы ДОУ.

Для успешного внедрения СЭД необходимо заранее продумать систему мотивации сотрудников по работе в Системе.

Еще на этапе проектирования СЭД разрабатываются показатели эффективности работы в системе и проектируются отчеты для оценки исполнительской дисциплины сотрудников .

Система мотивации согласовывается с руководством компании и отделом по работе с персоналом.

Организация и подготовка к корпоративному обучению СЭД осуществляется на поздних этапах разработки Системы.

Обучение сотрудников компании стартует на этапе опытной эксплуатации СЭД , а отработка полученных в результате проведенного обучения навыков идет уже на практике, во время промышленной эксплуатации системы.

На этапе промышленной эксплуатации системы в некоторых компаниях также организуют рабочую группу поддержки пользователей , которая проводит индивидуальные консультации пользователей на местах.

Эта поддержка может осуществляться как самостоятельно силами компании, так и с привлечением внешних консультантов.

Наиболее распространены случаи, когда в рабочую группу по внедрению СЭД и обучению сотрудников входят представители ИТ-подразделений, а сотрудник отдела делопроизводства курирует процесс и является консультантом по спорным делопроизводственным вопросам.

Программы обучения СЭД

При разработке программ обучения следует уделить особое внимание формированию учебных групп: их нужно формировать таким образом, чтобы обучающиеся относились к одной горизонтали карьерной лестницы и имели схожие полномочия по работе в СЭД.

В любом случае, если вам предоставили готовый список участников обучения, заранее проверьте состав группы, роли участников в системе и их полномочия. Для каждой группы пользователей должна быть составлена своя программа обучения.

Среди основных групп пользователей СЭД можно выделить сотрудников делопроизводственного подразделения, рядовых сотрудников подразделений, секретарей подразделений и личных секретарей руководителей, руководящий состав компании и ее подразделений.

Приведем примеры состава программ обучения для разных групп пользователей СЭД

Группа пользователей	Примеры программы обучения
Сотрудники канцелярии	· Работа с входящими документами · Поиск документов · Работа со справочниками (номенклатура дел, нумераторы и др.)
Сотрудники подразделений	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов)
Секретари подразделений	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Работа со справочниками · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов)
Личные секретари руководителей	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Работа со справочниками · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) · Работа в режиме «Замещение руководителя»
Руководители	· Работа с исходящими документами · Работа с внутренними документами · Наложение резолюций, формирование поручений · Контроль исполнения поручений · Работа с поручениями, исполнение поручений · Поиск документов · Отчеты (для каждой группы свой список необходимых отчетов) · Работа в режиме «Мониторинг работы секретаря»

Для администраторов системы формируются отдельные обучающие группы и программа обучения.

Перед началом корпоративного обучения желательно, чтобы перед сотрудниками выступил авторитетный руководитель .

Например, для сотрудников отдела делопроизводства это будет руководитель отдела делопроизводства, при организации обучения для сотрудников отдела продаж –руководитель отдела продаж и т. д.

Руководитель расскажет о том, зачем проводится обучение, какие навыки сотрудники должны приобрести в результате обучения и как эти навыки будут использоваться ими в дальнейшей работе.

Руководитель должен обозначить зоны ответственности сотрудников и их задачи в части применения СЭД в процессе выполнения своих должностных обязанностей.

Небольшое выступление в течение нескольких минут способно не только мотивировать сотрудников активно использовать СЭД, но и повысить качество проведения корпоративного обучения, улучшить и облегчить процесс внедрения СЭД в компании в целом.

Виды и формы обучения

Среди вариантов обучения работе в СЭД выделим очное (дневное) и заочное обучение.

Обучение работе в СЭД возможно как на рабочем месте пользователя, так и вне рабочего места, при этом обучение вне рабочего места может проходить как на территории учебного центра компании, так и в форме дистанционного обучения.

Существует своя классификация и для форм обучающих:

лекция;
семинар;
практическое задание;
тренинг;
консультация;
производственная практика;
самостоятельная работа и др.

При всем многообразии видов организации и проведения обучения на практике при внедрении СЭД используют несколько вариантов:

очное обучение в группах;
очное обучение отдельных сотрудников (индивидуальное обучение);
дистанционное обучение.

Также возможна комбинация нескольких вариантов обучения.

Очное обучение в группах

Данный подход используется для массового обучения сотрудников. Формируются общие программы, по которым будут проходить обучение все сотрудники компании.

Очное обучение в группах обычно проводится перед промышленной эксплуатацией системы в тех компаниях, которые:

имеют 12 и более сотрудников, работающих с СЭД;

могут предоставить классы/помещения для проведения обучения;

могут выделить время для обучения своих сотрудников. Групповое обучение используется:

при плановом массовом обучении пользователей с отрывом от производства;

когда общее количество сотрудников для обучения в группах составляет от 8 до 80 человек;

когда необходимо быстрое, эффективное и массовое обучение для запуска СЭД в эксплуатацию;

при отсутствии ограничений по бюджету, когда компания готова оплатить очное обучение всех сотрудников;

когда обучение организуется и проводится самостоятельно или с привлечением внешних консультантов компании, осуществляющей внедрение СЭД.

Основные характеристики очного обучения в группах

Этот подход к обучению является одним из самых популярных при внедрении СЭД.

На практике (при недостатке ресурсов) в качестве компромиссного варианта компании организуют обучение в очной форме хотя бы для одного сотрудника от каждого подразделения, который впоследствии, в свою очередь, сможет передать полученные знания коллегам по подразделению.

В рамках обучения формируются целевые группы, организуется обучающий класс, выделяется отдельное помещение.

Классы должны быть оборудованы компьютерами, чтобы каждый обучающийся мог пошагово выполнить все действия в системе по программе обучения.

Желательно, чтобы класс был также оборудован проектором и доской для записей, т. к. они удобны для демонстрации функционала системы и ответов на вопросы аудитории.

В ходе обучения принято рассматривать реальный процесс по работе с документами, используемый в компании.

Чем реалистичнее будет тестовый пример, тем лучше сотрудники усвоят знания и оценят практическую пользу от внедрения СЭД.

Формы группового обучения

Семинары

При этой форме обучения все сотрудники сначала прослушивают общий теоретический курс по принципам работы в системе, а затем выполняют практические задания на своих рабочих местах.

Преимущество данного подхода заключается в том, что пользователи изучают только необходимые им в работе возможности системы. В качестве недостатка можно выделить то, что все изучают ограниченную часть функционала системы и не знают о функциональных возможностях других подразделений.

Тренинги

В данном случае роли по работе с документом распределяют между участниками тренинга, и каждый участник выполняет свою часть задач по обработке документа с учетом своих реальных должностных обязанностей.

Из преимуществ такой формы обучения можно выделить возможность проследить пошагово весь процесс работы с документами, изучить более полно возможности системы. Из недостатков – зачастую сотрудники воспринимают такое обучение как время, потраченное впустую, что вызывает негативные реакции при работе в СЭД.

Очное обучение выделенных сотрудников

Очное обучение выделенных сотрудников проводится в компаниях, которые:

имеют до 8–12 сотрудников, работающих с СЭД;

могут выделить минимальное время для обучения своих сотрудников СЭД.

Данный подход используется для обучения ограниченного количества сотрудников, а также руководителей подразделений или ответственных сотрудников подразделения (далее – сотрудники-тренеры), которые в дальнейшем будут обучать остальных сотрудников своих подразделений.

Основные характеристики очного обучения выделенных сотрудников

Вид обучения	Парное, групповое (в небольших группах); индивидуальное;
Метод организации	Вне рабочего места; на рабочем месте
Форма преподнесения материала	Углубленный семинар для небольшой группы сотрудников; индивидуальная консультация для каждого сотрудника
Место проведения	Обучение пользователей без отрыва или с минимальным отрывом от производства в классе/помещении или на рабочих местах
Количество участников	Не более 8–12 человек
Время обучения	Не более 1–2 часов

Очное обучение выделенных сотрудников проводится как на этапе опытной и промышленной эксплуатации СЭД, так и при приеме на работу новых сотрудников компании.

Нюансы мотивации сотрудников в вопросе самостоятельной организации обучения других пользователей необходимо решать еще до начала проекта.

Не заинтересованные сотрудники могут воспринять новые обязанности как дополнительную и ненужную нагрузку, что существенно повлияет как на эффективность их собственного обучения, так и на качество обучения других сотрудников.

Углубленные семинары

Очное обучение отдельных сотрудников обычно проходит в несколько этапов:

обучение сотрудников-тренеров осуществляется с привлечением внешних консультантов, а затем обученные сотрудники-тренеры самостоятельно обучают всех остальных пользователей системы.

В качестве преимуществ данной формы обучения можно отметить углубленное изучение функционала и экономию времени и ресурсов компании.

Из недостатков – не все сотрудники, работающие с системой, знают все функции и возможности системы, а это, в свою очередь, влияет как на эффективность работы самого сотрудника, так и на возврат инвестиций при внедрении СЭД в компании.

Индивидуальные консультации

Индивидуальное обучение на местах чаще всего проводится для руководителей.

Персональные консультации пользователей при работе в системе применяются как на первых этапах работы в системе для адаптации, так и на этапе промышленной эксплуатации.

Из преимуществ такого подхода выделим углубленное изучение необходимого функционала системы и индивидуальный подход к пользователю. Однако по затраченному на обучение времени данный подход уступает очному обучению в группах.

Дистанционное обучение

Дистанционное обучение сотрудников проводится в компаниях, которые:

имеют более 100 сотрудников, работающих в СЭД;

не могут предоставить классы/помещения для проведения обучения;

не могут выделить минимальное время для обучения своих сотрудников СЭД.

Данный вид обучения используется для массового обучения сотрудников без отрыва от производства, в удобное для них время.

Инструменты, применяемые для дистанционного обучения, могут быть различными, к ним относятся:

регламент, инструкция, руководство пользователя;

обучающая презентация;

видеоролик по работе с системой;

электронный курс по работе с систе мой.

Основные характеристики дистанционного обучения

К дистанционному обучению прибегают на этапе промышленной эксплуатации и для обучения новых сотрудников компании.

Основная сложность при организации дистанционного обучения заключается в мотивации сотрудников.

Многие сотрудники не считают обучение работе в системе значимым для своей работы, надеются на своих коллег из соседних подразделений, которые покажут им, как все работает.

Но если не все сотрудники компании, работающие с документами, пройдут курс обучения СЭД, система будет использоваться неэффективно.

В результате понесенные затраты на внедрение системы могут не окупиться и такой проект с уверенностью можно будет назвать провальным.

Поэтому заранее нужно позаботиться о системе мотивации сотрудников и решить вопрос контроля за прохождением обучающего курса СЭД всеми сотрудниками компании.

При самостоятельном дистанционном обучении сотрудникам тяжело будет сосредоточиться на обучающем курсе, поэтому период освоения курса должен быть регламентирован и при необходимости разбит на несколько небольших этапов.

Чем меньше по времени будет обучающий курс, тем легче сотрудникам будет распределить свое время для прохождения обучения работе в СЭД.

Электронный обучающий материал

В качестве дидактического материала для дистанционного обучения могут выступать как регламент, инструкция и руководство пользователя по СЭД, так и специально подготовленные интерактивные материалы: обучающая презентация, видеоролик или электронный курс по работе с системой.

Главный принцип подготовки программы такого обучения заключается в следующем: чем меньше объем материала, тем быстрее сотрудник его изучит.

Не каждый сотрудник может позволить себе сидеть и изучать материалы по СЭД значительное количество времени, когда помимо этого ему необходимо выполнить весь объем своих основных профессиональных задач.

У данной формы подачи материала есть существенное преимущество: любой сотрудник в удобное для себя время сможет изучить возможности СЭД. В качестве недостатка выделим достаточно поверхностное изучение функционала СЭД.

Мотивация персонала

Почему так важна мотивация персонала при обучении работе в СЭД?

Нежелание обучаться работе в СЭД может быть связано как с отсутствием свободного времени, так и с низкой квалификацией сотрудника, с привычкой работать по старой схеме и т. д.

Представим себе ситуацию, когда компания оплатила проектирование и разработку СЭД, обучение сотрудников (а это порядка 30% от бюджета проекта), и наконец, система разработана и настало время обучать пользователей.

Рассмотрим пример неудачного подхода при организации обучения: работодатель издал приказ о проведении обучения, но непосредственный руководитель подразделения не проводил никаких дополнительных бесед со своими сотрудниками. Сотрудников просто уведомили, что им нужно пройти обучение, но не объяснили, зачем это нужно.

В результате будущие пользователи системы не понимают, насколько регламентировано обучение, поддерживает ли его их непосредственный руководитель, зачем им вообще нужно проходить обучение и на что повлияет факт его прохождения. Если ни на что не повлияет – зачем тогда проходить обучение?

Также если с сотрудников никто не снимает их основные производственные задачи на время обучения, то у них появляется дополнительная нагрузка, и помимо прохождения обучения им приходится задерживаться на работе для выполнения своих основных задач, при этом никаких премий, отгулов и других мотиваторов в компании предусмотрено не было.

Можно без труда спрогнозировать, как пройдет внедрение СЭД в такой компании и насколько оно будет успешным.

Все понесенные затраты на внедрение СЭД могут оказаться абсолютно не эффективными из-за невыполнения элементарных правил мотивации персонала, среди которых можно выделить следующие:

поддержка сотрудников руководством на этапе внедрения и обучения СЭД;

информирование сотрудников о цели проведения, задачах и результатах прохождения обучения сотрудниками;

заранее продуманное планирование загрузки сотрудников на время обучения.

Для мотивации сотрудников и повышения эффективности внедрения СЭД, ускорения процессов подготовки и обработки документов используют показатели эффективности по работе в СЭД.

Например, если до внедрения СЭД в компании ежемесячное согласование и подписание договоров осуществлялось с существенной задержкой по времени, то показатель эффективности сотрудника при работе в СЭД можно привязать к количеству фактически согласованных и утвержденных договоров в месяц, а также к премии сотрудника.

Использование показателей эффективности по работе в СЭД дает ряд преимуществ: для сотрудника – повышение мотивации по скорости обработки документа и в целом по работе в СЭД, а для компании – увеличение ее ежемесячной прибыли.

Алгоритм подготовки процесса обучения

При подготовке процесса обучения при внедрении СЭД необходимо предусмотреть следующие этапы и работы:

Издание приказа по порядку прохождения обучения.

Руководитель компании издает приказ (распоряжение) по порядку прохождения сотрудниками обучения. Данный этап регламентирует порядок прохождения обучения и дальнейшее использование СЭД.

Формирование рабочей группы для внедрения системы и проведения обучения.

В компаниях издают приказ по формированию и составу рабочей группы для подготовки обучения работе в СЭД. Основная задача на данном этапе – определить ответственных за организацию и проведение обучения сотрудников.

В рабочую группу должны входить наиболее лояльные и активные представители от бизнес-подразделений, представитель отдела делопроизводства и ИТ-специалисты, внедряющие СЭД.

Наполнение тестовым набором данных и настройка справочников могут осуществляться как собственными силами, так и специалистами компании, в которой происходит внедрение СЭД.

Обучающие материалы будут различаться в зависимости от выбранной формы и подхода к организации обучения пользователей СЭД.

Проведение совещания с рабочей группой по программе обучения, работе в системе, ее настройке и администрированию.

Основная задача на этом этапе заключается в том, чтобы у всех участников рабочей группы было одинаковое понимание последовательности и принципов проведения обучения.

Подготовка системы к проведению обучения. Заполнение тестового набора данных, настройка справочников.

Выделение групп пользователей для обучения.

Пользователи, в т. ч. системные администраторы, группируются по ролям работы в системе.

Формирование списка обучающихся сотрудников.

Подготовка списка обучающихся сотрудников возможна с учетом формирования групп сотрудников по должностям и ролям пользователей в системе.

На этом же этапе осуществляется разработка шаблона ведомости посещения/прохождения курса для контроля организации и фактического проведения обучения сотрудников СЭД.

Подготовка целевой программы обучения пользователей.

Программа должна содержать общее описание базового функционала внедряемой СЭД (работа с задачами, работа со справочниками, поиск информации, формирование отчетов), а также специализированное описание функционала по модулям и подсистемам.

Также обучающий курс должен содержать список понятий и определений, чтобы все сотрудники однозначно понимали суть обсуждаемого вопроса.

Выбор формы организации обучения пользователей.

На этом этапе необходимо выбрать, очно или заочно будет проходить обучение сотрудников, в группе или индивидуально, в виде семинара или тренинга и т. д.

Подготовка детальной программы обучения с тестовыми примерами, обучающих и раздаточных материалов.

Подготовка плана-графика проведения обучения.

В плане-графике указываются планируемые даты проведения обучения, группы и Ф. И. О. сотрудников, которые будут проходить обучение.

Проведение корпоративного обучения.

На этом этапе руководитель объясняет основные цели и задачи использования СЭД, сотрудники проходят обучение, изучают возможности системы, выполняют практические задания. При необходимости сотрудники проходят аттестацию по итогам обучения.

Заполнение итоговых ведомостей.

По результатам прохождения обучения сотрудниками в некоторых компаниях готовят ведомости по курсу обучения. В ведомости указываются:

Ф. И. О. обучающегося, наименование структурного подразделения, должность, наименование курса обучения, дата проведения обучения, присутствие/отсутствие сотрудника, при наличии аттестации указывается полученная оценка.

Подготовка приказа о вводе СЭД в промышленную эксплуатацию в компании.

После разработки и настройки СЭД в компании и обучения пользователей работе с ней система вводится в промышленную эксплуатацию.

Использование и эксплуатация СЭД в основной деятельности обучившихся сотрудников.

Обучение может проходить в течение одного-двух месяцев – точный срок зависит от масштаба компании и количества обучающихся сотрудников.

Итак, мы подробно рассмотрели нюансы и алгоритм процесса организации обучения сотрудников работе во внедренной СЭД.

В заключение хочется подчеркнуть, что даже если поначалу СЭД может удовлетворять всем требованиям компании, без активного и полноценного обучения сотрудников она все равно будет использоваться неэффективно или, еще хуже, не использоваться совсем, и все старания и затраченные ресурсы окажутся напрасными.

Поэтому настоятельно рекомендуем вам уделить особое внимание организации обучения сотрудников вашей компании, учитывая при этом все ограничения ресурсов, тщательно продумывая систему мотивации сотрудников и показатели эффективности работы в СЭД.

Связанные статьи

Организация делопроизводства

Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.

Документационное обеспечение управления

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей , помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.

Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.

Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.

Вы получите практические навыки по настройке и применению электронного документооборота (ЭДО) на примере программы "1С:Бухгалтерия 8" и сервиса "1С-ЭДО".
Основное внимание уделено применению юридически значимого электронного документооборота между контрагентами. Рассмотрены и другие виды электронного документооборота, его законодательные и технологические основы, практика применения в хозяйственной жизни.

Курс будет полезен:

менеджерам и бухгалтерам, которые уже начали использовать ЭДО и хотят стать уверенными пользователями этого сервиса, встроенного непосредственно в программы 1С;
пользователям, которые только планируют переходить на обмен электронными документами с контрагентами;
консультантам, занятым на внедрении ЭДО: они смогут объяснить начинающему пользователю преимущества электронного документооборота над бумажным, вылечат клиента от «ЭДОбоязни» и смогут приучить его пользоваться обменом электронными документами на постоянной основе.

Программа курса

Тема 1. Теоретические основы ЭДО

Электронные документы
Электронная подпись
Обмен электронными документами

Тема 2. Применение ЭДО в хозяйственной жизни компаний

Преимущества ЭДО
Учетная политика и ЭДО
Соглашения об ЭДО
Принятие к учету ЭД (Подтверждение расходов и вычетов электронными документами)

Тема 3. Демонстрация обмена электронными документами

Настройка обмена электронными документами

Применение (обмен электронными документами между контрагентами)
Типичные ошибки при работе с 1С-ЭДО (Такском)
Предоставление ЭД в ФНС и другие органы, в т.ч. суды (по форматам ФНС и остальные ЭД)
Хранение ЭД с ЭП
Расширение возможностей ЭДО

Тема 4. Внедрение ЭДО в компании (краткий обзор)

Цели внедрения ЭДО
Рабочая группа
Вовлечение контрагентов

Обзорный вебинар по ЭДО

Стоимость: 2 100 рублей.
Для сотрудников фирм-франчайзи 945 рублей.

(законодательство, ЭЦП)

ECM – это просто или сложно?

Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…

Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом (ECM-система) . То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает.

Чтобы прийти к пониманию озвученной потребности, увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо не только «вырасти», но еще и понять, каким же образом вообще устроена ECM-система. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике?

Данный раздел нашего интернет-ресурса собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Существует множество определений того, что такое электронный документ, СЭД, ECM... Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них.

Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Нужна ли Вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли вам СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

вы можете сразу найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнером?
вы можете точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены, какие просрочены?
вы уверены, что существующая скорость согласования документов создает положительный имидж вашей организации?
вас устраивает объем бумаг, которые лежат на вашем столе?
вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный вами на согласование?

Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов . Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

Повышение исполнительской дисциплины . По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников . Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

Обеспечение конфиденциальности информации . Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

Выполнение требований стандартов ISO 9000 . Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Легкость внедрения инноваций и обучения . Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры . Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Рост конкурентных преимуществ . Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Технологии ECM

К управлению корпоративной информацией (или контентом) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим теоретический базис по технической составляющей. Для этого нужно обратить внимание, на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management): захват (Capture), управление (Manage), хранение (Store), защита (Preserve) и доставка информации (Deliver).

Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.

Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ (workflow). С чисто технической же точки зрения эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим термином «управление документом».

Подробнее о технологиях управления информацией читайте в статьях:

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:

управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);
совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
сканирование документов и управление образами бумажных документов;
управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

системы делопроизводства
электронные архивы
workflow-системы
комплексные или ECM-системы.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела "Функционал СЭД и ECM":

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Как подружить ERP и ECM-системы

ERP (Enterprise Resource Planning) – стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) посредством информационной системы.

Хотя и ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией, но характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму (описывающая один из ресурсов – финансы, материальные ценности, производственные мощности), где набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) - это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM-системы нет разницы это текстовый документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначить права или осуществлять поиск нужного документа.

Интеграция ERP и ECM на предприятии - это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

Подробнее про интеграцию ERP и ECM-систем читайте:

Чего не стоит ждать от ECM-системы

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы.

СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования заказчиков, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной .

Кадровое делопроизводство . Несмотря на то, что кадровое делопроизводство напрямую связано с документами, задача данного направления – не в управлении самими документами, а в учете и управлении кадрами. Необходимо получать различные выборки по персоналу (по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д.), для этого информация должно храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

Practicum DIRECTUM: Приказы, заявления, заявки + ECM = Кадровые документы в обороте

Учет финансовых документов . Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др. Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов - это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при больших объемах документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учетом прав доступа, ЭЦП и т.д.

Совместное использование ECM и ERP-систем полезно на следующих уровнях:

хранение образов документов в ECM, учет которых ведется в ERP;
хранение отчетов ERP в ECM, в т.ч. подписанных ЭЦП;
согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .

Полезными для изучения этой темы будут материалы:

Анализ и моделирование бизнес-процессов .

Как правило, для анализа и моделирования бизнес-процессов используются системы класса BPM (). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать некоторый объем информации для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчетов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных необходимых для полноценного анализа.

Целесообразно реализовывать интеграцию СЭД и систем моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре. Кроме того, эффективным будет использование СЭД, как поставщика данных для анализа существующих бизнес-процессов, которые выполняются в СЭД.

С другой стороны, имеющиеся на рынке системы управления документами часто выходят за рамки СЭД и сближаются с классом BPM-систем, тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

Подробнее о позиционировании ECM-системы вы можете почитать в рубрике .

Внедрение ECM системы

Эффект от внедрения

Оценка эффекта от ECM-проекта по своей сути ничем не отличается от оценки эффективности ИТ-проекта, а оценка ИТ-проекта - от оценки любого проекта компании.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы. Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях эффект посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчет эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа в Интернет). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, например тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на ее основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация – нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, – в большинстве случаев расходы косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования, которую формализовать часто достаточно сложно.

Мы предлагаем вам описание нескольких методик, для оценки эффективности ECM-проектов:

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
настройка и адаптация ECM-системы;
обучение персонала;
опытная эксплуатация.

Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.

В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ECM-системы;
организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом проблемы и риски внедрении ECM-системы совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям :

нарушение сроков проекта;
нарушение бюджета проекта;
неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).

Специфика рисков при внедрении ECM-системы связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:

детальное предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
четкие директивы и личный пример руководства;
обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.
поэтапность внедрения.

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления электронным контентом и электронное взаимодействие сейчас активно развивается. Развивается и законодательство, какие-то нормы фиксируются в нем после того, как устоялись в жизни, какие-то наоборот появляются с вводом законодательных актов.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается .

Если вы хотите изучить вопрос использования электронной подписи, обратитесь к разделу .

Если вы хотите изучить разные сферы законодательства – знакомьтесь с материалами рубрики .

Напутствие

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что значит электронный документооборот и пришла ли пора внедрить ECM-систему в вашей организации.

Мы желаем вам успехов в освоении новых технологий, а материалы нашего ресурса всегда помогут вам найти ответы на вопросы в сфере ЭДО.

Важность этой части работы любого предприятия переоценить невозможно. От того, насколько точно, своевременно, профессионально и внимательно специалист по ведению электронного документооборота выполняет свои обязанности, зависят и коммерческий успех проекта, и его перспективы. Именно поэтому так важно уделять должное внимание вопросам профессиональной переподготовки офисных сотрудников.

Курсы повышения квалификации «Электронный документооборот»

Российский Фонд Образовательных Программ «Экономика и Управление» приглашает всех, кто может быть заинтересован в сотрудничестве, оценить большой выбор и отличное качество образовательных программ, разнообразие тем, удобный формат занятий. Мы предлагаем семинары и курсы для офис менеджеров, секретарей, а также других сотрудников и администраторов офиса, занимающихся электронным документооборотом. Все программы разработаны при активном участии практикующих экспертов в соответствующей бизнес-сфере, с учетом актуальных нормативных требований и рыночных тенденций.
Среди преимуществ наших семинаров и курсов по документообороту:

работа с грамотными преподавателями - практиками;
большой выбор тематик;
качественный подход к обучению, запись видеозанятий для самостоятельного совершенствования знаний, общение с преподавателями по изученным темам.

Любой из курсов по электронному документообороту, представленных на нашем сайте, доступен к освоению в очном формате или в виде онлайн-трансляций.