Для чего предназначен документ «Заказ покупателя. Для чего предназначен документ «Заказ покупателя Поступление товаров от поставщика

Знаете ли вы, что в 1С можно быстро создавать заказы поставщикам, исходя из текущих потребностей интернет-магазина?

Процесс обеспечения заказов в конфигурации «1С: Управление торговлей 11» поддерживается стандартной обработкой «Формирование заказов по потребностям».

Но!
У такой обработки есть один минус, который сводит на нет многие плюсы: все ее возможности тесно переплетены и пользователь обязан указывать все необходимые параметры обеспечения потребностей. А таких параметров очень много, что затрудняет работу пользователя.
Обработка слишком сложна для восприятия. И менеджеры интернет-магазинов создают заказы поставщикам вручную.
Из наших клиентов лишь единицы подтвердили, что они в какой-то степени используют возможности стандартной обработки, но и то – в очень ограниченном объеме.

Мы разработали интуитивно понятный механизм автоматического создания заказов поставщикам. Это решение в виде внешней обработки «Создание заказов поставщику». В нем участие пользователя в цикле обеспечения заказа сведено к минимуму.

Можно за 3-4 клика мыши сформировать заказы поставщикам по всем поступившим заказам от покупателей за день.

Приведем пример, как используется такая внешняя обработка в интернет-магазине товаров для животных ЮНИЗОО.

Особенности: у магазина много заказов покупателей и широкий выбор поставщиков, поэтому требуется отправлять заказы на товар разным поставщикам в разное время суток, в том числе и по нескольку раз в день, что отнимало у менеджеров уйму времени.

Этапы автоматизации и доработки

1. В механизм проведения заказа покупателя добавляем автоматическое разделение товаров по варианту обеспечения (со склада/под заказ).

Здесь обработка автоматически, в зависимости от свободного остатка на складе, определяет количество товара, которое необходимо заказать поставщику по конкретному заказу покупателя.

Те же товары, которые имеются на складе организации, проставляются в резерв под конкретный заказ покупателя (обособленный резерв).

Рисунок 1. Разделение по вариантам обеспечения

2. Для каждого товара в магазине указываем список всех поставщиков и основного контрагента. Устанавливаем соответствие между наименованиями товаров у клиента и у конкретного поставщика для автоматической подстановки значений в заказы поставщикам. Первичный ввод информации был выполнен программно на основе предоставленных прайс-листов поставщиков.

Рисунок 2. Список номенклатурных позиций поставщиков
Для актуальности информации о наличии товара у поставщика для каждой номенклатуры был задан реквизит «Наличие у поставщика». И сейчас менеджеры интернет-магазина автоматически загружают информацию по прайс-листам поставщиков один раз в день, тратя на это всего лишь 5 минут.

Рисунок 3. Номенклатура поставщика

В итоге в системе поддерживается актуальная информация о наличии товара на складе конкретного поставщика в конкретный день.

3. Для массового формирования заказов поставщикам была разработана внешняя обработка. На первом шаге отбираем товары для заказа и указываем дату доставки (период). По кнопке «Заполнить» все заказы покупателей за нужные даты попадают в таблицу. Переключая варианты отображения заказов («Только необеспеченные / Все заказы) и фильтр по менеджеру − можно настроить интерфейс обработки индивидуально под каждого менеджера.

Рисунок 4. Шаг 1. Отбор товаров для заказа
В табличной части обработки выводится необходимая информация: наименование и количество заказанного товара в разрезе заказов покупателей, статус обеспечения каждой позиции (см. табл. ниже) и т.д.

После нажатия «Проставить галки и количество» происходит автоматический расчет необходимого количества товара к заказу по каждой строке, с учетом наличия товара на складе и уже сформированных заказов поставщикам (поле «Количество» редактируется вручную при необходимости).

Рисунок 5. Шаг 1. Расчет требуемого к заказу количества

Обратите внимание: поля со статусом «Не обеспечен» на рисунке 6 соответствуют позициям, отмеченным галочкой на рисунке 5

Рисунок 6. Шаг 1. Автоматический отбор товаров к заказу

4. Табличная часть второго шага обработки – Выбор поставщиков – формируется на основе информации, указанной на первом шаге. Пользователь видит информацию о всех необеспеченных позициях, по которым требуется сформировать заказ поставщикам.

В качестве поставщика автоматически выбирается основной поставщик по данной позиции. При отсутствии товара у основного поставщика, система предлагает выбор из тех поставщиков, которые поставляют данный товар, и он имеется у них в наличии.

Рисунок 7. Шаг 2. Выбор поставщиков

Для любой позиции выбор поставщика можно скорректировать вручную. Завершаем шаг, нажимая кнопки «Сформировать заказы».

5. Заказы поставщикам формируются на основе информации, выбранной на втором шаге. Для каждого поставщика все товары собираются в отдельный заказ. Теперь их осталось только переслать поставщикам.

Такой механизм позволил сократить трудозатраты менеджеров по закупкам в 4 раза по сравнению с ручным созданием заказов поставщикам.

Если вы хотите увидеть, как автоматизировать создание заказов поставщикам в 1С – закажите бесплатную демонстрацию.

Заказ клиента - это документ, который фиксирует намерения клиентов приобрести товар. Функционал управления заказами разработанный в Управление торговлей 11.2, обеспечивает поддержку в принятии управленческих решений.

Использование Заказов клиентов становится возможным после включения функции в разделе НСИ и администрирование → Продажи → Использование Заказов клиентов . Указываем вариант использования - Заказ со склада и под заказ . Другие варианты использования Заказов вам подойдут если вы предполагает использовать Заказ только для печати Счета на оплату или если вы планируете приминать заказы лишь на товар, имеющийся на складе. (Рис.1).

Кроме того, в данном разделе есть возможность:

• установить запреты на закрытие заказов отгруженных не полностью;
• установить запреты на закрытие заказов оплаченных не полностью;
• вести список причин отмены заказов;
• оформлять реализации товаров на основании нескольких заказов;
• создавать акты выполненных работ по нескольким заказам клиентов;
• хранить в программе выставленные счета на оплату.

Мы включаем все вышеуказанные функции.

Создаем Заказ клиента в разделе Продажи (Insert). В верхней части формы находятся Статусы Заказа, Приоритет и Текущее состояние . (Рис.2).

Статусы заказа (Рис.3).

Рис.3

Выбор в документе статуса определяется стратегией использования заказов, которую мы определяли выше. Если использовать заказы с вариантом Заказ как счет , то статусы в документе не доступны. Если использовать заказы по стратегии Заказ только со склада , то доступны статусы:

. На согласовании - заказ не создает записи в регистрах, используется для регистрации неподтвержденного желания клиента;
. В резерве - заказ резервирует товар на складе;
. К отгрузке - товар можно отгружать.

Если пользоваться стратегией Заказ со склада и под заказ , то возможны статусы:

. На согласовании
. К выполнению - доступно управлять отгрузкой, а также резервировать товар по каждой позиции в документе.

Пр иоритет

Приоритет используется в программе для определения важности Заказа для менеджера. Для нового заказа по умолчанию устанавливается средний приоритет. Сотрудник может изменить приоритет заказа, оценивая степень важности заказа. Высокий приоритет в журнале заказов он будет выделен цветом. (Рис.4).

Рис.4

Текущее состояние

Для Заказов клиентов доступны следующие состояния:

 Ожидается согласование;
 Ожидается аванс (до обеспечения);
 Готов к обеспечению;
 Ожидается предоплата (до отгрузки);
 Ожидается обеспечение;
 Готов к отгрузке;
 В процессе отгрузки;
 Ожидается оплата (после отгрузки);
 Готов к закрытию;
 Закрыт.

Заполняем закладку Основное .

Выбираем клиента, и соглашение. На основании выбранного соглашения заполняется Склад, порядок расчета и операция. Значение Операция определяет вариант отгрузки (реализация или передача на комиссию). В Заказе можно уточнить порядок расчетов по документу, если есть отличия от указанного в соглашении или договоре. Варианты порядка расчетов: по договорам, по заказам, а возможно и по накладным.

Переходим на закладку Товары .

Список товаров можно добавлять по кнопке Добавить, или нажав Insert, копировать строку с товаром удобно клавишей F9 или через контекстное меню → Скопировать. Но самый удобный вариант заполнения списка товаров через рабочее место подбор товаров . (Рис.5).

(Рис.5).

Для товара отражаются цены по тому виду цены, который мы выбрали в Заказе, а также остатки товаров на том складе, который мы указали. Чтобы просмотреть другие цен по товару используйте кнопку Цены . Предусмотрена возможность установки отбора по цене, задав диапазон цены от и до. Для подбора товаров которые есть в наличии нужно активизировать флаг Только в наличии на складе из документа.
В окне подбора можно установить различные фильтры для ограничения области поиска товаров: по иерархии номенклатуры, по виду номенклатуры, по товарам другого качества.

Выбираем нужный нам товар, указываем количество, цену, а при необходимости и дату отгрузки каждого товара. Для переноса выбранных товаров в документ нажимаем Перенести в документ . (Рис.6).

Рис.6

Вариант обеспечение заказов (Рис.7).

Рис.7

Для заполнения варианта обеспечения товарами для заказа необходимо выделить все строки заказа (Ctrl-A), выполнить команду Заполнить обеспечение . В окне заполняем варианта обеспечения, в зависимости от необходимых действий с товаром.
Для обособленного обеспечения по конкретному товара или заказа в целом, предназначен вариант Обеспечивать обособлено (доступен только при включенной функциональной опции Обособленное обеспечение заказов в разделе НСИ и администрирование → Склад и доставка → Обеспечение потребностей .

Дату предполагаемой отгрузки по данному заказу заполняем в поле Желаемая дата отгрузки . Для возможности отгрузки товаров одной датой дополнительно требуется установка флага Отгружать одной датой .

Закладка Доставка

Подробно мы описывали управление доставкой в другой статье. Возможность указания адреса доставки включается опцией Управление доставкой в разделе НСИ и администрирование → Склад и доставка → Доставка . (Рис.8).

Рис.8

Закрытие заказа

В журнале Заказов клиентов два варианта закрытия заказов :

 Закрытие у полностью отработанных заказов - по которым прошли реализации товаров;
 Закрытие заказов с отменой неотработанных строк - программа анализирует и отменяет все нереализованные строки по заказу. Пользователь должен указать причину невыполнения отгрузки товара по заказу.

19 февраля 2014

Очень часто возникает потребность резервирования товара на складе для определенного клиента, и сейчас мы рассмотрим, два варианта процесса резервирования в программе 1С8 «УТП».

Рассмотрим первый метод с использованием документа «Заказ покупателя» . Итак, для того чтоб зарезервировать товар на складе для определенного клиента, необходимо воспользоваться документом «Заказ покупателя» , где в табличной части в колонке «Размещение» указать склад на котором нужно зарезервировать товар.

Если товара нет на складе - соответственно его зарезервировать нельзя, но его можно зарезервировать в документе поступления, указав документ «Заказ поставщику» или «Внутренний заказ» в котором есть нужный товар. И как только товар по этим документам попадет на склад, он автоматически попадет в резерв для нашего контрагента!

Таким образом после проведения документа, товар будет зарезервирован для контрагента до тех пор, пока не будет произведена реализация товара. Проверить товар в резерве можно отчетом «Анализ доступности товаров на сладах» Меню Отчеты\Запасы (Склад)\Анализ доступности товаров на сладах .

Для того чтоб товар снять с резерва, существует два метода:

1. Отгрузить товар контрагенту документом «Реализация товаров и услуг» указав в табличной части документа «Из резерва» .
2. Документом . Меню\Документы\Продажи\ Закрытие заказов покупателей.

Рассмотрим первый метод, на основании документа «Заказ покупателя» введем документ «Реализация товаров и услуг» .

Проверяем, откуда списались товары:

Таким образом, товар списался из резерва.

Рассмотрим второй вариант, используем документ «Закрытие заказов покупателей» . Меню\Документы\Продажи\ Закрытие заказов покупателей .

Данный документ можно заполнять автоматически по кнопке «Заполнить» , тоесть в табличную часть добавлять сразу несколько документов, используя определенные отборы, а можно вручную указать документ «Заказ покупателя» в табличную часть документа. При проведении товары, которые были в резерве станут в свободном остатке.

Рассмотрим второй метод с использованием документа «Резервирование товаров» , рекомендуется применять, если не указывать в табличной части документа «Заказ покупателя» склады. Переходим в Меню\Документы\Продажи\Резервирование товаров.

В шапке документа заполняем документ «Заказ покупателя» , а табличная часть заполняется по кнопке «Заполнить» по остаткам. Номенклатура из документа «Заказ» перенесется в документ «Резервирование товаров» . При проведении документа товар будет зарезервирован для контрагента указанного в документе «Заказ» .

Снятие с резерва осуществляется документом «Реализация товаров и услуг» именно этому контрагенту, или документом «Закрытие заказа покупателя» .

Автоматического закрытия заказов в 1С8 «Управление торговым предприятием» не предусмотрено, тоесть зарезервированный товар для определенного контрагента будет находится в резерве все время, пока этот товар не отгрузить этому же контрагенту, или не оформить документ «Закрытие заказа покупателя» .

Функционал, в котором можно установить условия для автоматического снятия товара с резерва можно доработать, ориентировочное время разработки 4-5 часов.

Оформление Заказа покупателя и резервирование запасов 1С: Управление небольшой фирмой 8

Чаще всего в программе нам требуется оформить продажу товаров или оказание услуг. Для продажи услуг регистрируем в базе документ Акт выполненных работ , а для реализации товаров - Расходная накладная . В документе Расходная накладная мы можем оформить реализация еще и услуг.

Работа с клиентами в конфигурации предусматривает следующие этапы:

регистрация клиента;
регистрация договора с клиентом;
регистрация Заказа клиента;
выполнение Заказа.

В данной статье мы оформим документ Заказ покупателя .

Заказ покупателя

Документ Заказ покупателя предназначен для регистрации намеренья покупателя приобрести у нас товар, работы или услуги.

Перечень Заказов покупателей находится в разделе Продажи → Заказы покупателей .

В журнале Заказов содержится информация о выполнении и состоянии заказов, а также о сумме и дате отгрузки.

Сам документ Заказ покупателя содержит информацию о номенклатурных позициях и их стоимости. В шапке указывается Контрагент, договор и вид операции. (Рис.1).

Рис.1

Также в документе можно отразить ручные или автоматические скидки на товар. В колонке % Скидки устанавливаем значение для ручных скидок, а нажав % Авт. Буду рассчитаны автоматические скидки. (Рис.2).

Рис.2

Реквизит Состояние у документа Заказ покупателя выбирается пользователем из списка.

Возможные состояния документа (Рис.3):

Открыт - заказ выполняет роль заявки, или предварительной калькуляции, документ не совершает движений по регистрам;
В работе - выполняемый заказ. Документ учитывается при расчете потребностей в запасах и отражается в платежном календаре;
Выполнен - устанавливается при выполнении заказа.

Если заказ в состоянии Открыт или В работе нужно отменить, то необходимо установить флажок Закрыт .

Рис.3

Для заказов в состоянии В работе или Выполнен, можно запланировать оплату. Для этого устанавливаем флажок Запланировать оплату , при этом на форме документа появится закладка Платежный календарь . Заполняем дату оплаты, процент оплаты, выбираем вариант оплаты и банковский счет. Если оплата планируется несколькими этапами, то нажимаем Список . Форма документа изменится и позволит нам разбить оплату на несколько этапов. (Рис.4).

Рис.4

Дата отгрузки может быть одна для всего документа и находиться в шапке документа, а может быть различной по каждой позиции (указываться в табличной части). Определяется это в Настройках документа , которые доступны по кнопке Еще . (Рис.5)

Рис.5

Резервирование запасов

Заказанный товар с видом Запас можно зарезервировать на складке, разместить в открытом Заказе поставщику или в Заказе на производство.

Для этот, на основании Заказа клиента нужно ввести документ Резервирование запасов . (Рис.6).

Рис.6

Документ Резервирование запасов будет доступен только если в настройках программы установлен соответствующий флажок. (Рис.7).

Рис.7

В колонках Исходное место и Новое место указывается структурная единица, в которой должен размещаться резервируемый товар до и после резервирования, или документы Заказ поставщику, Заказ покупателя, Заказ на производство.

Например, если нам необходимо зарезервировать под заказ покупателя товар, который находится на складе или заказанный у поставщика, то в колоне Исходное размещение ничего не указываем, а в Новом размещении указываем склад или Заказ поставщику. (Рис.8).

Зарезервировать товар на складке можно и непосредственно в Заказе клиента, для этого на закладке Дополнительно выбираем склад, а в колонке Резерв отражаем количество резервируемого товара. (Рис.9).

1С: УНФ способствует снижению затрат и ресурсов на получение и переработку информации в предприятиях, работающих в сфере малого бизнеса. Главным документом, через который проходят все операции в УНФ, является «Заказ покупателя». На его основании производятся все операции связанные с планированием продаж, производства, закупок и резервирования ТМЦ на складах. Поэтому вокруг него формируется вся аналитическая база деятельности компании. Одним словом, заказ покупателя в УНФ является основой для определения затрат и финансового результата деятельности компании.

Характеристика документа

Главное предназначение документа «Заказ покупателя» – отражение в базе данных решения клиента совершить покупку товара или услуги. В нем отражены следующие данные:

• Реквизиты покупателя;
• Срок запланированной доставки;
• Список товаров для продажи;
• Зарезервированные позиции;
• Общая стоимость;
• График рассрочки товара.

Список заказов покупателей открывается в журнале по следующему пути: Продажи/Заказы покупателей.

Журнал заказов покупателей

В журнале документов «Заказы покупателей» содержится вся основная информация.

На верхней панели располагаются следующие функциональные клавиши:

• Создать;
• Создать копированием;
• Создать по шаблону;
• Установить напоминание;
• Отправить по почте (заказ покупателя, или счет на оплату);
• Распечатать (заказ покупателя, договор, коммерческое предложение, счет на оплату простой или с факсимиле);
• Создать на основании;
• Открыть отчет «связанные документы», из которого видно все связи текущего заказа с другими операциями в базе.

На основании заказа покупателя мы можем создать более двадцати различных видов документов. Все они отражаются во всплывающем списке, при нажатии клавиши «создать на основании».

Сам журнал состоит из нескольких колонок. Первая, с изображением коробочки сообщает состояние отгрузки, вторая, с монеткой – состояние оплаты. Пустые кружки означают, что ни отгрузки, ни оплаты еще не было. Если кружок окрашен в зеленый цвет, то процедура произведена в полном объеме. Частично закрашенный круг говорит нам о неполной отгрузке, или частичной оплате. Пустой круг красного цвета обозначает просрочку по заказу покупателя.

С правой стороны журнала УНФ «заказ покупателя» есть фильтр. Переключиться на него можно нажатием клавиш Ctrl+F. Здесь можно сделать выборку заказов по дате, контрагентам, виду и состоянию заказов, состоянию отгрузки или оплаты, а так же по ответственному за заказ менеджеру.

Заполнение документа «Заказ покупателя»

В УНФ 1С заказ покупателя можно создать двумя путями. Первый – на основании события. Для этого в левой основной панели открываем закладку «CRM», выбираем журнал «События». В открывшейся форме нажимаем кнопку «создать на основании» и выбираем из списка «Заказ покупателя».

Второй — создать в журнале заказов покупателей, используя функциональную клавишу «Создать». Откроется форма для заполнения.

Тут уже автоматически программа заполняет номер и дату, организацию, вид операции, вид и состояние заказа.

Вид заказа предназначен для компаний, имеющих несколько типов заказов. Если данная опция нужна, а в открывшейся форме ее нет, необходимо включить её, перейдя в раздел «Настройки», из левого меню «Продажи». Тут необходимо поставить галочку рядом с параметром «Виды заказов покупателей». Теперь «Вид заказа» появится в форме «Заказ покупателя».

Вид операции по умолчанию стоит «Заказ на продажу», но при необходимости, можно поменять его на «Заказ на переработку». В нижнем поле откроется дополнительная закладка «Материалы заказчика», где добавлением, или подбором из списка, можно внести материалы, которые будут перерабатываться.

Если все основные реквизиты, установленные по умолчанию, не требуют изменений, приступаем к заполнению полей формы УНФ «Заказ покупателя». Добавляем покупателя из списка контрагентов, или создаем нового.

Устанавливаем предполагаемую дату отгрузки. И приступаем к заполнению товаров/услуг/работ, которые заказывает данный покупатель. В нижней части формы в открытой вкладке «Товары, услуги» создаем позицию нажатием на клавишу «Добавить», либо «Подбор» (выбираем из открывшегося справочника).

При выборе из справочника указываем количество и цену. Нажимаем клавишу «Перенести в документ».

Если товар ставим на резерв, то заполняем вкладку «Дополнительно». Указываем в ней склад, с которого будет производиться отпуск товара и «Проект», если требуется связать несколько заказов.

Заполняем все реквизиты в закладке «Доставка», если осуществляем адресную доставку.

И заполняем раздел «Платежный календарь». Ставим галочку на позиции «заполнить оплату», выбираем форму оплаты, если безналичный платеж, программа заполнит «Банковский счет». Указываем дату и процент оплаты, остальное УНФ рассчитает сама.

Если оплата производится частичная, то справа нажимаем клавишу «Список», и добавлением позиций вводим те же данные.

Оплата покупателя может планироваться так же в документе «Счет на оплату». Важно составлять график платежей только в одном из них. Если оплата будет запланирована в двух документах, сумма платежа задвоится в программе.

После заполнения формы, нажимаем «Записать», затем «Провести». Теперь мы можем распечатать заказ покупателя, счет на оплату либо другой необходимый документ, из списка.

Сводный отчет

При необходимости можно получить сводный отчет по заказам покупателя в УНФ (Продажи/Аналитика/Отчеты/Отгрузка и оплата по заказам).

В правой части формы выбираем параметры, по которым необходимо посмотреть аналитику, и нажатием клавиши F5 формируем отчет. Тут же можно убирать или добавлять колонки, строки, ставить фильтры.